Toute entreprise doit impérativement prendre sa part de responsabilité dans les traitements de leurs données numériques. Elle est ainsi tenue de respecter les diverses obligations liées à ses services informatiques. Pour ce faire, les petites, moyennes ou grandes entreprises peuvent se recourir à un outil innovant qui a fait ses preuves depuis ses dernières années, à savoir le logiciel rgpd ou Règlement Général sur la Protection des Données. Sur ce, dans le souci de bien choisir l’outil RGPD qui s’adapte le mieux à votre société, l’idéal est de procéder à une comparaison en tenant compte de l’ergonomie, ainsi que les autres fonctionnalités du logiciel en question.
Opter pour un logiciel rgpd ergonomique
Avant tout, le LOGICIEL DPO ou data protector officer ou encore délégué à la protection de données doit par-dessus tout être ergonomique. Il s’agit d’une condition sine qua non pour se mettre en conformité avec cet outil. Dans cette optique, le logiciel RGPD doit a priori être facile à apprendre, à manipuler, à utiliser, etc. Parmi les divers éléments qui permettent d’évaluer ou tester l’ergonomie du logiciel se trouve son utilisateur. Ce dernier doit ainsi être en mesure d’accéder aisément à toutes les fonctionnalités de l’outil depuis son interface. En outre, un logiciel ergonomique quel qu’il soit s’accompagne aussi d’un document officiel qui mentionne en détail les descriptions et les résultats figurant dans le test utilisateur. Le document renferme ainsi les critères d’utilité, d’utilisabilité et de satisfaction du logiciel. Par ailleurs, il est également possible de tester l’ergonomie d’un logiciel ou outil DPO en organisant un focus groupe. Ce dernier qui permet de recueillir les divers avis d’un bon nombre d’utilisateurs réels. Enfin, vous pouvez aussi vous recourir au service d’un expert pour réaliser un audit ergonomique de votre outil DPO ou RGPD. Cela vous permet ainsi de vérifier si ce dernier respecte bel et bien tous les critères d’utilisation.
Choisir un logiciel DPO à travers sa fonctionnalité
À l’instar de l’ergonomie, la fonctionnalité demeure un élément crucial à vérifier lors du choix d’un outil RGPD. Autrement dit, l’idée consiste ici à connaître de près tout ce que vous pouvez faire avec le logiciel. Pour rappel, un bon LOGICIEL DPO doit être en mesure de vous aider à mener en toute facilité et en toute efficacité une étude d’impact sur la vie privée d’une personne. L’étude qui est devenue impérative une fois que le traitement des données informatique présente des risques pour le droit et la liberté d’un individu. Ensuite, le logiciel doit aussi vous permettre de réaliser à tout moment le suivi des mesures ou dispositifs de sécurité en cours d’exécution, de contrôler facilement les risques juridiques, de notifier immédiatement les éventuelles violations de données en gérant en toute lucidité les demandes de droits d’accès, de rectification, d’opposition, etc. À part cela, l’outil RGPD doit également vous permettre de respecter à la lettre le principe d’accountability. En d’autres termes, il doit être apte à gérer en même temps de nombreux registres, ainsi que plusieurs traitements de données. En un mot, un bon logiciel présente tout ce qu’il faut pour vous faciliter les tâches dans le traitement, la gestion et la conservation des données personnelles.
Les autres critères de base pour bien choisir un outil RGPD
Les règlementations sur la RGPD ou règlement général sur la protection des données imposent aux concepteurs de logiciel de garantir la sécurité optimale, de manière à ce que les entreprises puissent suivre et respecter à la lettre cet outil innovant de gouvernance de données personnelles. Dans ce sens, pour avoir la garantie et l’assurance de bien choisir et d’utiliser par la suite le bon logiciel rgpd, certains critères de base doivent être pris en compte. Parmi ceux-ci, il y a par exemple le registre de traitements (imposé par l’article 30 de la loi sur la RGPD), les audits de conformité permettant d’actualiser les processus de traitements de données, les analyses d’impact et le coût qui dépend en général du fournisseur. À noter que certains logiciels DPO vous sont offerts gratuitement alors que d’autres ne vous sont accessibles que sur abonnement. Quoi qu’il en soit, il vous est toujours conseillé d’opter pour le logiciel adapté au budget de votre entreprise, tout en garantissant en même temps la sécurité de toute sa structure.
